DE 150 HORAS A 4: AUTOMATIZA LA CONCILIACIÓN DE TUS TARJETAS

En un restaurante, el dinero lo es todo. Y una parte cada vez mayor de ese dinero no entra en efectivo: entra por tarjeta, pasarelas y plataformas. Llega días después, con comisiones descontadas, retenciones aplicadas y, a veces, con diferencias que nadie detecta.

Para tener una contabilidad bien llevada, cada transacción con tarjeta debe liquidarse por separado para identificar tres cosas:

1.

La retención aplicada.

2.

La comisión bancaria, que es un gasto.

3.

El saldo real que el banco o procesador te debe.

Estos valores cambian según el tipo de tarjeta (débito, crédito, internacional), el procesador, la plataforma y otros factores. Si además trabajas con varios procesadores a la vez, cuadrar todo se vuelve un rompecabezas.

Hagamos la cuenta

Tomemos una cadena pequeña: 3 restaurantes con 100 transacciones de tarjeta o plataforma al día cada uno.

Concepto

Cálculo

Resultado

Transacciones al mes

3 × 100 × 30

9.000

Si cada una toma 30 segundos

9.000 × 30 s

75 horas/mes

Si cada una toma 1 minuto

9.000 × 1 min

150 horas/mes

150 horas equivalen prácticamente a una persona de tiempo completo dedicada solo a revisar tarjetas. Y no estamos hablando de una gran cadena.

El atajo que sale caro

Ante este volumen, muchos equipos optan por liquidar por totales: comparan lo que el banco depositó contra lo que se vendió y, si la diferencia parece razonable, cierran.

El problema es que ahí se esconden los errores: comisiones mal cobradas, retenciones que no se registran, transacciones que nunca se pagaron. Liquidar por totales es cómodo, pero no es control.

Liquidar por totales es cómodo, pero no es control.

Lo correcto es liquidar una por una. La pregunta es cómo hacerlo sin dedicarle un empleado entero.

Nuestra respuesta: el Módulo de Liquidación Masiva de Tarjetas

Lo construimos para llevar ese proceso de 75–150 horas a un máximo de 4 horas al mes para el mismo volumen. Así funciona:

1.

La caja deja la huella. En cada cobro se graba automáticamente una llave única por transacción, como los últimos 4 dígitos de la tarjeta. El escenario ideal es integrar el punto de venta directamente con la pasarela de pagos. Así la información fluye sola desde el cobro hasta la conciliación.

2.

El contador sube el archivo. Carga el Excel de liquidación que envía el banco o procesador.

3.

El robot hace el trabajo pesado. El módulo cruza automáticamente las transacciones y logra un match de alrededor del 98%. Esto en la misma plataforma contable genera los asientos contables automáticamente.